Time Management Tips: Wat Iedereen Zou Moeten Leren! - StressPro

Time Management Tips: Vaardigheden die iedereen zou moeten leren!

Time Management Tips

Kun jij wel wat time management tips gebruiken? Lees dan snel even verder!

Met technologie kunnen we vandaag de dag alles doen. Ja, letterlijk alles. Nou ja, bijna dan. Het enige waar we, bij de huidige stand van techniek, zeker van zijn wat we niet kunnen produceren is tijd. Allemaal krijgen we 24 uur per dag, niks meer en niks minder. We kunnen deze tijd niet oprekken, niet bewaren, en ook niet verkorten. 24 uur blijft 24 uur.

Het enig wat we kunnen doen is maximaal gebruik te maken van deze uren. Door je productiviteit te verhogen kun je meer doen in diezelfde 24 uur. Maar hoe bereik je dat? In dit artikel geef ik je belangrijke time management tips waarmee je jezelf meester maakt in het effectief gebruiken van je tijd.

14 Time Management Vaardigheden

Over Time management zijn talloze boeken geschreven, lezingen gegeven, webinars gegeven, seminars gemaakt, etc. etc. Ontzettend veel onderzoek naar gedaan. Maar het is en blijft voor de meeste mensen een ongrijpbaar onderwerp dat nog steeds de meest gemotiveerde ‘believers’ een hak kan zetten. Goede time management tips zijn dus goud waard. Ik zet de beste tips voor time management voor je op een rijtje:

1) 24 uur per dag…

Zodra je 6-8 uur slaap van die 24 uur aftrekt, dan blijft er grofweg 16 uur over om jouw leven in te leven. Om de wereld te veranderen, om jouw wereld te veranderen.

Je eerste reactie zal waarschijnlijk zijn dat het noodzakelijk is om zoveel mogelijk werk in die 16 uur te proppen, om zoveel mogelijk gedaan te krijgen.

Ja en nee

Zoveel mogelijk werk in die 16 uur doen, zou eigenlijk het gevolg moeten zijn van het proces om eenvoudiger, efficiënter, en zonder stress te werken.

Zodra je dat onder de knie hebt, volgt de rest vanzelf.

2) Slaap voldoende

Slaap en rust is vaak het eerste wat opgeofferd wordt om tijd te winnen. Hoe meer werkzame tijd in een dag, hoe meer je kunt doen. Op de korte termijn zal dat effect hebben, maar op de lange termijn zal het juist een zeer negatief effect hebben. Je pleegt roofbouw op je lichaam!

Ongeveer de helft van de beroepsbevolking die een stressvolle baan heeft, heeft structureel tekort aan slaap. Dit verklaart ook voor een groot deel de dramatische stijging van verkoopcijfers van energiedrankjes en andere oppeppende middelen die je zonder recept kunt krijgen.

Dit is één van de grootste fouten die je kunt maken in je carrière, en de meesten beginnen er al heel vroeg mee. Gedreven als ze zijn, wordt er steeds meer slaap ingeleverd om steeds maar weer effectiever te zijn.

Bekijk het eens van de andere kant: Als we goed geslapen hebben, en dus goed uitgerust zijn, is onze focus scherper, onze concentratie beter en langer, en zal de kwaliteit van je werk hoger zijn. Met goed time management kun je EN je werk goed afkrijgen, EN goed slapen en uitrusten.

Succesvolle mensen die hun planning maken voor de week die gaat komen, plannen allereerst alle momenten in dat je moet slapen, dat je moet eten, en dat je je workouts moet gaan doen. Door deze stappen goed te doen, zorg je er voor dat vermoeidheid later op de dag, en chronische stress niet meer voor gaan komen. 

Een uitgerust lichaam is een productief lichaam

Wordt lid van een sportschool, samen met een collega of vriend. Dan heb je in ieder geval een stok achter de deur. Ook kunnen jullie er voor kiezen om ’s morgens vroeg te gaan joggen. Maakt niet uit, als je maar beweegt.

Ook kun je vooraf je eten klaarmaken, zodat het beschikbaar is als je maag begint te knorren. Je kunt het eten dan zo pakken, zonder dat je je workflow hoeft te onderbreken.

3) Begin je dag vroeg

Weet jij wat Virgin oprichter Richard Branson en Apple CEO Tim Cook gemeen hebben? Ze beginnen, net als heel veel andere succesvolle leaders, de dag al voor zonsopgang! Zij hebben inmiddels ontdekt dat dit één van de grootste geheimen is om zoveel mogelijk gedaan te krijgen.

Er zijn al ontelbare studies en onderzoeken geweest die allemaal aantoonden dat vroeg beginnen de productiviteit heel sterk bevordert. En heel veel succesvolle zakenmensen zeggen vaak dat ze een groot deel van hun succes aan die gewoonte te danken hebben.

Het is duidelijk dat het tijd en moeite kost om een ochtendmens te worden. Om jezelf de gewoonte aan te leren om heel vroeg op te staan, zonder te mopperen. Je lichaam en je geest hebben tijd nodig om die nieuwe gewoonte aan te leren, net zoals alle andere gewoontes die je jezelf waarschijnlijk al aangeleerd hebt. Denk maar eens aan de manier waarop je je dagelijks kleed, of waar je regelmatig eet. Dat zijn gewoontes geworden, waardoor je je helemaal kunt concentreren op de zaken die er écht toe doen.

Tip: Time Management is niet alleen productief en effectief zijn, maar ook een prima manier om stress te voorkomen. Om te voorkomen dat je een burn out krijgt. Je bent niet voor niets op mijn blog beland, dus ongetwijfeld heb je last van stress, en zit je tegen overspannenheid aan. Dan is het zaak om eerst te beginnen om de achterliggende problemen van de stress op te lossen.  Weet je niet waar te beginnen? Ik kan je helpen! Start hier, door Het Grote Stress Handboek te lezen.

4) Organiseer je werkomgeving

Het is natuurlijk ontzettend moeilijk om super-productief te zijn in een super-rommelige omgeving. Ga daarom als eerste je kantoor opnieuw organiseren: koop kasten en andere materialen om alles op te ruimen en te archiveren. Neem je tijd, met name voor het archiveren. Want papieren opruimen is niet zo lastig, maar het juiste document twee jaar later weer terugvinden is vaak veel lastiger, en soms zelfs nagenoeg onmogelijk.

Hier zijn inmiddels heel veel onderzoeken naar gedaan, en steeds weer is gebleken dat opruimen en organiseren de snelste manier is om productiever te worden.

Time Management Tips

En mensen die zeggen dat ze het beste kunnen werken in een ‘georganiseerde puinhoop’ hebben het helemaal mis. Dat is een excuus om niet te hoeven veranderen. Ze voelen zich namelijk lekker in die omgeving, net zoals een hond die geen afstand wil doen van een oud kleedje wat vies is en stinkt. Maar of het beter is?

De digitale rommel is net zo erg als de fysieke rommel: Zorg er voor dat je digitale bestanden efficiënt en overzichtelijk georganiseerd zijn.

5) Maak een deadline

Sommige mensen weten dat ze beter presteren onder druk. Niet te veel, maar ook niet te weinig. Deze gezonde stress kan er voor zorgen dat je méér gefocust bent.

Maar tegelijkertijd kan het ook een hele grote time management valkuil zijn die je maar beter kunt vermijden.

De hoeveelheid stress die dit op termijn kan veroorzaken is schadelijk voor je gezondheid, en dus ook voor je productiviteit.

Een kleine waarschuwing is hier wel op zijn plaats: Werken onder grote druk zal er voor zorgen dat stappen overgeslagen worden, en dat de resultaten minder optimaal zullen zijn dan eerst de bedoeling was.

Aan de ene kant zijn deadlines cruciaal voor een goede productie, maar zorg er voor dat ze ruim zijn, ruim genoeg om het werk goed af te ronden, en dat er dan ook nog tijd over is om de details goed uit te werken.

6) Selectief concentreren

Ja, dat is inderdaad de tegenhanger van multitasken. Er zijn steeds meer onderzoekers die beweren dat multitasken helemaal niet zo efficient is als altijd wordt beweert. Het zou zelfs contra-productief werken.

Het zou beter zijn om je concentratie onverdeeld te richten op één taak. Ok, ok, ik hoor het je al zeggen: Dat is onmogelijk in mijn vak. Ik MOET mijn aandacht constant verdelen tussen alles en iedereen. Dat KAN gewoon niet anders.

Ok, voor een deel is dat waar. Dat weet ik ook wel. Maar voor het andere deel wordt dit vaak gebruikt als excuus om even afgeleid te zijn, om even wat anders te kunnen doen.

Voor maximale productiviteit, kun je je het beste een paar uur helemaal opsluiten, en je telefoon afsluiten, en je helemaal concentreren op die ene taak.

7) Taken automatiseren

Zeker binnen het MKB komen veel verantwoordelijkheden direct samen bij één persoon. Dat is die persoon die altijd te veel hooi op zijn vork neemt. Of dat nu vrijwillig is of gedwongen, het is beslist geen gezonde zaak.

Maar als je de werkzaamheden eens beter onder de loep neemt, dan bestaat een groot gedeelte van je tijd uit (meestal lange en vervelende) repetitieve taken. Door deze te automatiseren, kun je hier één keer per maand uitgebreid aandacht aan besteden, en voor de rest helemaal vergeten.

Om je op weg te helpen, 2 voorbeelden:

    • Social Media: Marketing op social media is vandaag de dag essentieel voor veel ondernemers. Maar wie heeft er tegenwoordig nog tijd om iedere dag weer veel tijd te besteden aan Facebook, Twitter en Instagram? Hoeft helemaal niet iedere dag. Er zijn veel tools die deze dagelijkse taak prima kunnen automatiseren. HootSuite is daar ééntje van. Hiermee kun je perfect je online profielen beheren en online content publishing inplannen. En zelfs al zou je voor een tool moeten betalen, dan is het nog steeds lucratief door de grote hoeveelheid tijd (=geld) wat je daarmee bespaart.
    • Digitale documentenstroom: Het volledig afschaffen van de kopietjes en de printjes is een zeer effectieve manier om tijd te besparen. Hoewel het in eerste instantie erg intimiderend kan zijn, is een volledig digitale documentenstroom dé uitvinding van deze eeuw, én van de vorige eeuw! Alles digitaal, betekent dat je samen met collega’s aan een bepaald document kunt werken zonder dat je fysiek iets heen en weer hoeft te sturen. Ook kunnen mensen (klanten) digitaal een handtekening zetten, en de tijdschema’s van al je personeel is constant beschikbaar voor jou. Over al deze digitale documenten heen, kun je automatisering nog verder toepassen door bijvoorbeeld automatische controles uit te laten voeren: Worden er te veel overuren gemaakt? Maakt iedereen wel het aantal uren waar hij voor betaalt wordt? Hoe is de productiviteit? Wat staat er in de pijplijn van Sales? Hoe ziet de omzetontwikkeling er uit voor de komende maanden? Allemaal informatie wat je met één druk op de knop kunt raadplegen, in plaats van iedere keer weer allerlei ingewikkelde spreadsheets te moeten maken.

8) Delegeren

Zelfs als je zo veel mogelijk taken geautomatiseerd hebt, blijven er altijd nog veel taken over die toch door mensenhanden voltooid moeten worden.

Maak ook daarin een strenge selectie, want er zijn veel (deel)taken die je niet beslist zelf hoeft te doen. Deze kun je, en moet je, delegeren. Zo simpel is dat!

Activiteiten zoals het vastleggen van gegevens en bepaalde aspecten van bijvoorbeeld klantenservice, kunnen prima uitbesteed worden tegen een redelijke prijs. En als je bijvoorbeeld een online bedrijf hebt, maar het technische aspect van de website niet volledig machtig bent, dan kun je dat beter uitbesteden aan iemand die er meer verstand van heeft.

Hou er in je persoonlijke planning wel rekening mee dat je tijd vrij moet maken om deze freelancers btw zoeken, aan te nemen, te instrueren, en te monitoren.

9) Bereid je goed voor…

Er is niets vervelender dan te beginnen aan een project, zonder te weten wat er precies nodig is om ditzelfde project succesvol af te kunnen ronden. Een project of taak moet altijd opgedeeld worden in kleinere taken, waardoor de overzichtelijkheid en meetbaarheid van resultaten gewaarborgd kan worden.

Dat is allemaal heel basic. Maar hoe werk je deze deelteken efficient af?

Maak een dagelijkse routine door iedere middag, voordat je naar huis gaat, de gebeurtenissen van die dag even door te nemen. In je hoofd bedenk je wat er allemaal gebeurt is, waar je op dat moment bent, en wat je morgen moet gaan doen. 

Al deze gedachten verwerk je in een to-do lijstje voor de volgende dag. Op deze manier heb je je hoofd helemaal leeg gemaakt, en kun je met een fris hoofd naar huis om je onverdeelde aandacht te geven aan je gezin.

Een todo-lijstje maken is maar één manier om te plannen en je hoofd leeg te maken. Iedereen heeft zijn eigen manier. De een combineert dit met het opruimen van zijn bureau, de ander gaat checken of alles veilig en wel opgeslagen is en gemakkelijk bereikbaar is voor de volgende dag, en weer een ander vind het belq grijp om even een rondje btw doen om een woordje te wisselen met collega’s. 

Doe het lekker op jouw manier, wat het beste voor jou werkt. Als je uiteindelijk maar een todo-lijstje hebt, en je hoofd leeg is zodat je kunt gaan ontspannen.

De volgende dag begin je met het opnieuw doorlezen van je lijstje. Grote kans dat je al een paar punten af kunt tikken omdat deze zichzelf gedurende de nacht al opgelost hebben. Andere punten zijn misschien wat belangrijker geworden, of juist minder belangrijk. Werk in ieder geval je lijstje bij, en pak eerst de punten aan die lastig zijn, waar je meest tegenop ziet. De meer gemakkelijke taken, die daarna komen, zullen dan als bijna automatisch je handen passeren.

Daarnaast is het belangrijk om alles binnen handbereik te hebben, zodat je goed kunt functioneren. Voldoende water en iets (gezonds) om te snacken binnen handbereik is al een hele goede basis.

Bepaal ook voor jezelf hoelang je efficiënt kunt werken zonder onderbrekingen. Voor de meeste mensen is dit 45 minuten. Zet dan je wekker om na 45 minuten even 5 minuten pauze te nemen.

10) Bundel gelijksoortige taken

Het is een feit dat verschillende soorten taken ook verschillende soorten vaardigheden nodig hebben voor een correcte uitvoering.

Stel je moet allemaal ogenschijnlijk verschillende (sub)taken uitvoeren voor hetzelfde project: Je moet twee artikelen schrijven, je moet een ontwerp maken voor een boekomslag, je moet per artikelen twee verschillende afbeeldingen maken, inclusief een tekst in de afbeelding, en je moet vier verschillende advertenties schrijven ter promotie van het project.

In dit geval is het verstandig om eerst de twee artikelen te schrijven, en dit te combineren met de vier advertenties. Dit is allemaal schrijfwerk.

Daarna ga je de afbeeldingen voor de artikelen maken, samen met de boekomslag. Dit is allemaal werk voor Illustrator en Photoshop.

Zie je de combinaties? Het gelijksoortige werk wat je vrij gemakkelijk in batches af kunt werken?

11) Vermijd iedere vorm van afleiding

Veel mensen houden zichzelf voor de gek door te denken dat ze veel meer gedaan krijgen door van de ene taak naar de andere te springen. Trots noemen ze dat multitasken. Maar de effectiviteit van multitasken is sterk overdreven. Nog sterker: Het werkt zelfs contraproductief. 

Uiteindelijk moet je een deel van het gedane werk weer terugdraaien en/of opnieuw bekijken, omdat je het allemaal niet voldoende doordacht hebt. Je hebt foute beslissingen genomen omdat je concentratie niet bij het project was. Hierdoor verspil je waardevolle tijd!

Iedere  mogelijke afleiding moet je proberen volledig te elim dineren. Niet alleen de overige taken om multitasken te voorkomen, maar ook alle andere ‘kleine;’ afleidingen. Denk hierbij aan je mail, WhatsApp, SMS, onnodig geopende browservensters met niet-gerelateerde info. Sluit die vensters, en zet je mail even uit. Zet je telefoon in de vliegtuigmodus, en je bent helemaal afgesloten van de digitale wereld. 

Misschien een vreemd gevoel, maar geloof me: Je raakt er aan gewend, en na een poosje wil je gewoon niet anders meer!

12) Maak routines

Routine’s zijn taken, of een groep van taken, die zonder noemenswaardige aandacht uitgevoerd kunnen worden. Het zijn die dingen die we iedere dag weer doen, zonder er bij na te denken, als een gewoonte. Het hoort gewoon bij het ritme van de dag,.

Maak voor al deze dingen een routine, een opeenvolgende reeks van taken die je op deze manier uit kunt voeren. En ja, dat kun je dan even als een soort ‘tussendoortje’ doen tijdens een andere, meer complexe, taak.

Maar kijk ook eens heel kritisch naar al die dagelijkse routine’s: Zijn ze echt nodig? Kun je ze automatiseren? Kun je ze delegeren? En als je ze beslist zelf moet doen, zorg er dan voor dat je ze snel, efficiënt, en met een vorm van plezier uit kunt voeren.

Maak lijstjes van al je taken, gegroepeerd in gerelateerde routines. Klinkt misschien een beetje overbodig, maar beslist handig. Een na verloop van tijd zijn de routine’s zo sterk ingebakken in je dag, dat de lijstjes overbodig zijn geworden.

13) Eérst de lastige taken

Veel mensen hebben de neiging om als eerste de gemakkelijke en snelle taakjes aan te pakken, zodat je de rest van de dag ruimte hebt om de meer complexe taken aan te pakken.

Dit is een grote vergissing!

Als je nog fris bent, kun je beter eerst de meer complexe taken aanpakken. Als je deze dan klaar hebt, zullen de meer eenvoudige taakjes heel snel afgerond zijn. 

Alles is immers gemakkelijk als je het lastigste al hebt opgelost, toch?

14) Je geest vrijmaken

Tegenwoordig draait alles om prestatie, targets, doelen halen. Met al dit in ons achterhoofd, nemen we nog maar zelden de tijd om even te stoppen en voor onszelf te zorgen. Deze vorm van zelfzorg wordt wel breed omarmd, maar alleen als er tijd voor is. In dat geval zal het effect tegenovergesteld zijn: Je hebt geen tijd omdat je te lang doorgaat en minder efficiënt werkt.

Geloof me: Ieder uur even 5 minuutjes voor jezelf nemen, kost uiteindelijk helemaal geen tijd. Het zal je zelfs tijd opleveren!

Zodra je merkt dat je concentratie niet meer optimaal is, wordt het tijd om je hoofd even leeg te maken, om je geest weer even scherp te maken. Voor sommige mensen werkt dit door hun bureau even op te ruimen, voor anderen is een kleine wandeling nodig, en weer anderen voelen zich veel frisser na een yoga-sessie of een powernap.

En dan nog dit…

Time Management is eigenlijk veel meer dan ‘alleen maar’ tijd besparen, oftewel meer dingen gedaan krijgen in minder tijd. Het zorgt er uiteindelijk ook voor dat je je rustiger voelt omdat je weet dat je je zaakjes goed voor elkaar hebt. Je hebt hierdoor veel minder last van chronische stress waardoor je minder bang hoeft te zijn voor een burn out.

Want stress is dat monster dat bij veel drukbezette banen altijd op de loer ligt.

Wil jij weten hoe je daarmee om moet gaan? Wil jij stress helemaal uit je leven verbannen?

Ik kan je daarmee helpen. Start hier, door Het Grote Stress Handboek te lezen.

Sander Touw | StressPro

Sander Touw | StressPro Als Stress Coach weet ik als geen ander wat stress met je kan doen. Het is dan ook mijn doel om mensen te begeleiden naar een gelukkiger, minder gestrest leven. Door middel van deze website en online coaching wil ik je helpen met het verminderen van jouw stressgerelateerde klachten. | GRATIS EBOOK |

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment: