Efficiënt werken, hoe doe je dat? + 7 tips | StressPro.nl

Efficiënt werken, hoe doe je dat? + 7 tips

Efficiënter werken + 7 tips

Gemiddeld antwoord men al na 6 seconden op een nieuwe mail.

Het kost gemiddeld 64 seconden om het onderbroken werk weer op te pakken.

E-mail zorgt voor grofweg 96 (!) onderbrekingen per dag gedurende een 8-urige werkdag.

Dit betekent dat je elke dag ruim anderhalf uur kwijt bent aan heroriënteren en werk hervatten. Yikes!

Tijd dat deze waanzin stopt.

Tijd om efficiënter te werken. Om meer gedaan te krijgen in minder tijd.

Dit artikel geeft praktische tips om sneller (en beter) te werken, ook deel ik de meest gemaakte fouten (#3 is een hele hardnekkige, ben jij hier ook schuldig aan?).

P.s. Onderaan het artikel voeg ik bonus ook nog wat must-reads toe!

Verschil tussen efficiënt werken en effectief werken

Zo min mogelijk inspanning voor zoveel mogelijk resultaat.

Doelmatig.

Het zijn enkele van de definities van efficiënt werken.

Er is niet één betekenis van efficiënt werken. Mijn persoonlijke definitie van het begrip is: de dingen zo snel en zo goed mogelijk gedaan krijgen in zo min mogelijk tijd.

“De dingen zo snel en zo goed mogelijk gedaan krijgen in zo min mogelijk tijd”.

Ook hoor je time management guru’s praten over effectief werken, het verschil is simpel: effectief werken is de júiste dingen doen. Efficiënt werken is de dingen zo snel en toch zo goed mogelijk doen.

Je kunt dus effectief werken, zonder dat je efficiënt bent.

Ook kun je efficiënt werken, terwijl je dus niet met de juiste dingen bezig bent.

Effectiever werken is een heel ander onderwerp waar ik een los artikel aan zal wijden. Laten we ons nu richten op efficiënte werken. Immers, wie droomt er niet van om meer gedaan te krijgen in minder tijd?

Efficiënter werken: Het Ultieme Stappenplan

Hoe kun je efficiënter werken? Simpel, volg het onderstaande stappenplan en ook jij wordt zo efficiënt als een geoliede machine.

Efficiënt werken infographic stappenplan

1. Overzicht creëren

Efficiënt werken begint met het creëren van overzicht. Niet voor niets hechten veel bedrijven waarde aan een zogeheten clean desk policy. Dit houdt in dat je bureau zo leeg en netjes mogelijk is. Sommige mensen (lees: chaoten 😉) zweren erbij dat een vol, rommelig bureau hun werk bevordert. Dat zou misschien zo kunnen zijn, maar voor de meeste mensen helpt het om orde te hebben.

Begin daarom met het creëren van een paar plekken waar je input kunt verzamelen (Bron: Getting Things Done). Het liefst creëer je zo min mogelijk van deze plekken, omdat je anders heel veel zogeheten inboxen (plekken waar input verschijnt) af moet gaan. Typische inboxen zijn:

  • Je mailbox
  • Een fysiek postvak
  • Je bureau (bijv. doordat een collega een briefje met een verzoek achterlaat).

Dit houdt dus in dat je niet overal van die gele Post-Its plakt en daar taken op schrijft. Nee, probeer één digitaal of fysiek takenlijstje te maken en noteer daarop de taken die je via je verschillende inboxen binnenkrijgt. Zo creeër je orde, rust en overzicht. En overzicht is cruciaal voor het stellen van prioriteiten en heldere doelen.

Doelen stellen

Als het gaat om overzicht creëren hebben we het micro-niveau (taakniveau) maar ook het macro-niveau (jouw doelen en prioriteiten). Wat immers, pas als je weet wat je doelen zijn kun je weten wat voor jouw belangrijke taken zijn. Dan pas kun je echt overzicht hebben.

Voor het opstellen van doelen houd ik mij graag aan de SMART-formulering, je kent ‘m vast wel:

S: Specifiek
M: Meetbaar
A: Acceptabel (ook wel vertaald als haalbaar)
R: Realistisch
T: Tijdsgebonden

Een SMART-doel voor StressPro zou bijvoorbeeld kunnen zijn:

“De website bezoekers vanuit Google zijn toegenomen met 30% aan het einde van dit kwartaal”

David Allen, van het boek Getting Things Done, stelt zichzelf altijd de volgende vragen om doelen op te stellen:

  1. Hoe ziet succes eruit?
  2. Wat is de eerstvolgende, fysieke stap die ik kan zetten om dichter bij het doel (dat succes) te komen?

Horizons of Focus

David Allen heeft nog een andere handige toevoeging als het gaat om doelen stellen, namelijk de zogeheten “6 Horizons of Focus” (bron). Hij stelt dat je werk kunt opdelen in één van deze 6 niveau’s, ook wel Horizons genoemd:

Begane Grond: Kalender / Acties

Dit is de begane grond en dit niveau bevat alle acties en informatie waar je nog wat mee moet. Misschien moet je nog mensen mailen, informatie archiveren of doorspelen en ga zo maar door. Zelfs al zou je vanaf nu geen extra input meer krijgen dan zal het je gemiddeld alsnog 300 tot 500 uur kosten om dit alles af te krijgen. Het is dus best al een onderneming om enkel deze taken zichtbaar te maken en te vangen in een (digitale) takenlijst.

Horizon 1: Projecten

We stijgen iets hoger op om bij de eerste horizon te komen, namelijk de projecten. Dit omvat alle  commitments die je bent aangegaan waar meer dan één actie voor nodig is om ze te voltooien. De meeste mensen hebben 30 tot 100 projecten lopen. Let wel: een project wordt hier gedefinieerd als alles waar meer dan één actie voor nodig is om te kunnen voltooien.

Horizon 2: Focusgebieden en verantwoordelijkheid

Wat is je functieomschrijving? Welke rol heb je thuis? Welke rol speel je binnen je familie? De meeste projecten worden gecreëerd door de vier tot zeven meest prominenten focusgebieden uit je leven. Het loont dus zeker de moeite om bij jezelf ten rade te gaan welke focusgebieden en verantwoordelijkheden je zoal hebt.

Horizon 3: Eén tot twee jaar doelen

Waar breng je baan je heen? Hoe ziet je werk er over 1 tot 2 jaar uit, gebaseerd op je huidige doelstellingen? Slechts weinig mensen blijven enkel doen waar ze aanvankelijk voor zijn aangenomen. Ook voor deze horizon is het dus handig om bij jezelf na te gaan hoe je baan (en andere verantwoordelijkheden) mogelijk zullen veranderen in de komende 12 tot 18 maanden.

Horizon 4: Drie tot vijf jaren visie

Jouw doelen, focusgebieden en verantwoordelijkheden sijpelen uiteindelijk door vanuit je visie. Wat is jouw visie voor de toekomst? Waar sta je over 5 jaar? Welke invloeden, zoals technologie, zullen jouw toekomst helpen vormgeven? Hoe zal jouw rol binnen het bedrijf veranderen? Op dit niveau nadenken zal onherroepelijk ook weer zorgen voor nieuwe ideeën en projecten, waarop je vervolgens actie kunt ondernemen.  

Horizon 5: Principes

Het hoogste niveau omvat jouw ultieme doelen en principes. Waarvoor ben je op deze planeet? Wat wil je doet met je leven? Het gaat hier om het grotere plaatje. Is dit de baan die je echt wilt? Past deze leefstijl bij je? Ben je trouw aan je hoogste waarden? Het is belangrijk om hier af en toe bij stil te staan. Misschien spendeer je wel erg veel tijd om werk, ben je dan nog wel trouw aan je waarde, zoals liefde (voorbeeld: spendeer je nog wel genoeg tijd met je gezin).

2. Uitvoering en efficiënt werken

Nadat je geen goed overzicht hebt van wat jij van jezelf verwacht, wat anderen van je verwachten en welke doelstellingen je hebt kun je aan de slag. Het is tijd voor uitvoering

Uitvoeren

Nu de kern van alles: het daadwerkelijk uitvoeren van jouw meest belangrijke acties. In dit onderdeel gaan we o.a. kijken naar routine bouwen, omgaan met onderbrekingen en een gevoel van ‘flow’ creëren.

Wat de guru’s over uitvoeren zeggen…

1. Routine opbouwen

Eén van de meest lastige zaken, zoals voor iemand in loondienst als een ondernemer, is om dingen daadwerkelijk uit te voeren. Misschien heb je bijvoorbeeld als ondernemer tientallen ideeën, maar het ontbreekt je aan de wilskracht om daadwerkelijk één idee uit te voeren. Wat hier tegen helpt is het inbouwen van routine.

Om ervoor te zorgen dat je elke dag een paar belangrijke taken gedaan krijgt is het noodzakelijk om routines te creëren die dit proces ondersteunen. Voor je het weet is de handeling van belangrijk werk afronden een ingesleten routine en krijg je veel meer gedaan.

Om werk-gerelateerde routines in te bouwen moet je jezelf afvragen:

  • Waar ga ik werken en voor hoelang?
  • Hoe ga ik te werk als ik eenmaal ben gestart?
  • Hoe ga ik ervoor zorgen dat ik ongestoord kan werken?

Dat brengt ons gelijk bij het volgende punt..

2. Omgaan met onderbrekingen

Onderbrekingen zijn voor iedere werker een probleem. Of je nou kenniswerker, loodgieter of manager bent.

Eén van de manieren om onderbrekingen te verminderen is misschien wat kil, maar wel uiterst effectief.

Namelijk: je beschikbaarheid verminderen.

Men onderbreekt jouw werk omdat ze je weten te vinden. Als collega’s je opeens niet meer kunnen vinden, zul je zien dat wonderbaarlijk genoeg het IQ lijkt te stijgen opeens lossen ze meer problemen zelf op. Het is vaak makkelijk om iemand anders te vragen, zodat een deel van de verantwoordelijkheid bij hun komt te liggen. Laat je hier zeker niet voor gebruiken en richt je in eerste instantie op je eigen, belangrijkste werk. Natuurlijk kun je jouw collega’s af en toe helpen, maar niet als jouw prestaties (en mogelijk je stress-niveau) er onder lijdt.

 Door je beschikbaarheid te verminderen kun je ongewenst contact flink verminderen. De volgende technieken zijn bedoeld voor zakelijk gebruik, zodat je collega’s of werknemers je minder storen en zodoende minder kans krijgen om je uit je “flow” te halen (daarover straks meer).

  1. “Wat kan ik voor je doen?” [omgaan met fysieke onderbrekingen]
    Probeer als je het druk hebt wat meer ter zake te komen. Als je merkt dat iemand anders zin heeft om uitgebreid te praten kun je simpelweg vragen, “wat kan ik voor je doen?”. Hiermee dwing je de ander om ook ter zake te komen, zodat kostbare tijd niet verspilt raakt. Het is aan jou om te beslissen wanneer je deze tactiek inzet.
  2. Communicatie via e-mail [omgaan met binnenkomende oproepen]
    Als iemand je belt, maar je hebt nu geen tijd om hem of haar te woord te staan, stuur dan later een e-mail waarin je uitlegt dat je – door de hoeveelheid taken op je bord – geen mogelijkheid had om eerder contact op te nemen. Leg uit dat je twee keer per dag je e-mail bekijkt en dat de persoon het beste zijn of haar vraag op de e-mail kan zetten, zodat je er later op terug kan komen.
  3. Vlekkeloos vergaderen [omgaan met tijdrovende vergaderingen]
    Gebruik e-mail, in plaats van persoonlijke gesprekken en meetings, om problemen op te lossen.
    Weiger vergaderingen zonder duidelijke doelstellingen, agenda en eindtijd. Vergaderingen zijn er om vooraf vastgestelde problemen op te lossen, niet om het probleem tijdens de vergadering te ontdekken. Initieer jij de vergadering? Dan heb je dus ook de verantwoordelijkheid om zelf een agenda op te stellen. Initieer geen vergaderingen zonder vooraf bepaalde agenda.

    Is deze vergadering iemand anders idee? Vraag dan op assertieve wijze om de agenda. Dit doe je op de volgende manier, zodat je niemand voor het hoofd stoot:

    “Goed idee om over [onderwerp] een vergadering in te plannen. Ik vroeg mij af, kun je mij alvast een agenda met onderwerpen en vragen voor de vergadering toesturen? Dat geeft mij de gelegenheid om mij voor te bereiden. Bij voorbaat dank.”

Efficiënt werken in flow

Het creëren van flow is een bekende manier om efficiënter te werken. Als je in een flow terecht komt betekent dit dat je uitgedaagd wordt door je werk en volledig wordt opgeslokt door de bezigheid. Dat is een goed teken! Veelal krijg je in een flow veel gedaan, je kunt vaak dan flink meters maken.

Dat is goed nieuws, want vaak zijn het de uitdagende taken die omzet verhogend zijn.

Een flow-ervaring herken je aan de volgende signalen:

  • Je gaat helemaal op in je activiteit
  • Je bent volledig betrokken
  • Je kan de activiteit succesvol uitvoeren
  • De tijd vliegt voorbij
  • Je hebt persoonlijke controle over de activiteit
  • Het uitvoeren van de taak voelt als een intrinsieke beloning (je wordt er bijvoorbeeld enthousiast van of je voelt je uitgedaagd)

Mijn advies zou zijn: probeer twee weken lang bij te houden welke activiteiten jouw een ervaring van flow geven. En probeer dan simpelweg nog meer van zulke ervaringen te creëren. Hoe vaker je in een flow terecht komt, des te makkelijker wordt het om later weer een flow ervaring te creëren. Bovendien zijn het alleen taken die je uitdagen waardoor je in een flow terecht kunt komen. Dat is goed nieuws, want vaak zijn het de uitdagende taken die omzet verhogend zijn.

Delegeren: waarom zou je alles zelf doen?

Effectief delegeren is niet eenvoudig, toch is er een methode die voor mij persoonlijk erg effectief is gebleken, de Rentmeester-Methode (bron).

Als manager, ondernemer of collega die taken delegeert ben je zelf nog steeds verantwoordelijk voor de resultaten. Dat is soms lastig. Als je de taak zelf zo uitvoeren zou die gedaan worden zoals jij wenst. Maar je medewerker, of die ene freelancer, zou hij de taak wel goed afronden? Door te delegeren geef je een deel van je macht uit handen: iemand anders kan namelijk besluiten maken. Dit kan behoorlijk confronterend zijn voor iedere manager of bedrijfseigenaar.

Uiteindelijk gaat het bij delegeren aan de rentmeester om resultaten, niet om de methode hoe iets wordt gedaan. Je zou je freelancers of medewerkers moeten aansporen om de gewenste resultaten te bereiken, ze mogen zelf bepalen hoe ze dit doen.

Effectief delegeren door afspraken rondom gewenste resultaten, richtlijnen, middelen en consequenties

De Rentmeester-methode kent de vijf volgende ‘ingrediënten’. Effectief delegeren is alleen mogelijk als er wederzijdse helderheid en begrip over deze vijf ingrediënten is.

  • Gewenste resultaten

Zorg dat er duidelijkheid is over wat er gedaan moet worden en welk resultaat gewenst is. Benadruk wat er moet gebeuren, niet hoe het moet gebeuren. Focus op de resultaten, niet op de gebruikte methode. Neem de tijd om duidelijk uit te leggen wat het gewenste resultaat is. Het helpt om de ander te vragen om het eindresultaat te visualiseren. Hebben jullie beiden hetzelfde resultaat voor ogen? Daarbij is uiteraard belangrijk dat jullie afspreken welke kwaliteit is gewenst en wanneer de deadline is.

  • Richtlijnen

Geef een paar brede richtlijnen om iemand in de juiste richting te sturen. Zorg er tevens voor dat je medewerker of freelancer weet wat de ‘regels’ zijn waar hij of zij zich aan dient te houden. Eventueel kun je toelichten wat er mis kan gaan. Niemand hoeft het wiel opnieuw uit te vinden. Wees eerlijk over je eigen fouten, zodat degene aan wie je de taak delegeert niet in dezelfde valkuil valt.

  • Middelen

Zorg ervoor dat je medewerker of freelancer weet welke middelen er tot zijn of haar beschikking staan om het gewenste eindresultaat te behalen. Denk aan middelen in termen van:

  • Andere collega’s of freelancers
  • Geld
  • Technische middelen
  • Organisatorische middelen
  • Verantwoordelijkheid

Wees duidelijk over de verwachte kwaliteit. Gaat het erom dat iemand iets zo snel en toch zo goed mogelijk doet? Of mag diegene meer tijd gebruiken, mits het resultaat daar ook naar is? Plan een deadline in en zorg dan dat je tijd vrijmaakt voor evaluatie nadien.

  • Consequenties

Wees duidelijk en eerlijk over eventuele consequenties, zowel in het geval van goede als slechte resultaten. Consequenties bij een goed resultaat zijn mogelijk:

  • Een financiële beloning
  • Meer opdrachten (in het geval van delegeren aan freelancers)
  • Meer verantwoordelijkheden

Vertrouwen en besluitvormingsknelpunten wegnemen

Als je goed wilt delegeren is vertrouwen belangrijk. Door middel van de rentmeester-methode kun je stapje voor stapje meer vertrouwen krijgen in de capaciteiten van anderen. Het bijkomend voordeel hiervan is dat men ook zekerder over zichzelf wordt. De freelancer of medewerker durft meer verantwoordelijkheden te dragen. Doordat diegene zelf de verantwoordelijkheid neemt lijkt het IQ wel te verdubbelen!

Misschien ben je hier zelf al achter gekomen toen je experimenteerde met jezelf minder beschikbaar maken: men kan het opeens wél als je niet beschikbaar bent. Medewerkers van je afdeling nemen goede, doordachte besluiten zonder dat ze alles moeten dubbelchecken bij jou. Wat een genot!

Neem besluitvormingsknelpunten weg bij alle processen die al goed verlopen. Geef anderen de gelegenheid om zichzelf te bewijzen. Hoe groot is de kans op onomkeerbare of zeer dure fouten? Als de kans klein is, geef dan wat meer verantwoordelijkheid uit handen. Eén ding is zeker: een tijdsbesparing is gegarandeerd!

Automatiseren: waarom moeilijk doen als het makkelijk kan?

Je kunt dus taken zelf uitvoeren of delegeren. Maar het kan nog makkelijker…

Automatiseren!

Quote van Warren Bennis

Toen ik nog in loondienst was heb ik mij een jaar lang lopen ergeren aan het versturen van nieuwsbrieven. Ik was verantwoordelijk voor de creatie en verzending van deze online nieuwsbrieven. Geen probleem hoor, maar er kwam altijd een erg vervelend en tijdrovend klusje bij kijken: het importeren van de meest up-to-date e-mailadressen. De mensen die zich sinds na versturen van de laatste nieuwsbrief hadden ingeschreven moesten namelijk ook worden toegevoegd.

Elke keer weer moest ik het gehele e-mailadressenbestand uit het CRM downloaden, eventuele dubbele e-mailadressen verwijderen, checken of iedereen zich inderdaad wel netjes had ingeschreven en vervolgens de hele lijst importeren in het mailprogramma. Dit hele proces duurde bijna net zo lang als het creëren van de nieuwsbrief!

Een noodzakelijk kwaad? Absoluut!

Zonde van de tijd? Zeker!

Gelukkig vond ik mijn oplossing in de automatisering. Er bestond namelijk een heel handige tool om het CRM aan het e-mail programma te koppelen. Ik kon weer een tijdrovende, terugkerende activiteit van mijn to-do list vinken.

Ongetwijfeld kan ook jij een aantal ronduit vervelende taken automatiseren. Zoals het heen en weer ge-email voor het inplannen van een afspraak bijvoorbeeld.

Leren delegeren oefening

  1. Noteer tien dingen die je graag zou automatiseren en ga dan op zoek naar manieren om dit te realiseren.
  2. Elke keer dat je start met een taak, vraag jezelf dan af: kan dit efficiënter of sneller?  Als je ervan overtuigd bent dat het antwoord ‘Ja’ is, ga dan op zoek naar een snellere manier. Of nog beter, ga op zoek naar een mogelijkheid om de taak te automatiseren.
  3. Noteer vanaf nu de eerstvolgende vijf zakelijke activiteiten. Kun je deze activiteit automatiseren? Is er al software die dit mogelijk maakt?

7 tips om efficiënter te werken

Efficiënter werken zit hem dus onder andere in weten wat belangrijk is (al heeft dat meer te maken met effectief werken) en daarnaast optimaal werken, delegeren of automatiseren. Graag geef ik je ook nog wat snelle, praktische tips mee om efficiënt werken mogelijk te maken.

  1. Begin de dag met een moeilijke, belangrijke taak (Eat that frog!)
  2. Doe aan batching: Doe soortgelijke taken tegelijkertijd. Mail beantwoorden bijvoorbeeld.
  3. Check e-mail slechts twee keer per dag
  4. Leer ‘nee’ zeggen
  5. Minder doen om meer resultaat te behalen (80/20 principe)
  6. Stel een tijdslimiet in om meer gedaan te krijgen
  7. Maak een planning

6 meest gemaakt fouten die onproductief zijn

  1. De dag beginnen in de inbox
  2. Inbox meldingen aan hebben staan
  3. Je inbox gebruiken als to-do list
  4. Een onopgeruimde werkplek
  5. Geen ‘nee’ kunnen zeggen
  6. Alles voor je uitschuiven
  7. Een perfectionist zijn

Conclusie

Hopelijk heb je meerdere handige inzichten opgedaan na het lezen van dit artikel. Om het makkelijk te maken zal ik hier een aantal van de belangrijkste punten opsommen. Allereerst is het belangrijk om overzicht te creëren. Werk je wel aan de juiste taken en hoe houd je jouw taken bij? Om het voltooien van taken optimaal te laten verlopen wil je afleidingen en onderbrekingen minimaliseren. Je kunt routines aanleren om efficiënter te worden. Verhoogde efficiëntie ervaar je tijdens een flow-ervaring – je gaat dan helemaal op in je werk en de tijd lijkt te vliegen. Je hoeft niet alles zelf te doen, delegeer volgens De Rentmeester-methode en kijk ook vooral welke taken sneller kunnen door gebruik te maken van automatisering.

Must reads over efficiënt werken!

Wil je efficiënter werken? Dan zijn deze boeken must-reads voor je:

Bronnen

  • Onderzoek: Jackson, T., R. Dawson, & Wilson, D. (2001). Case study: Evaluating the use of an electronic messaging system in business. Proceedings of the Conference on Empirical Assessment in Software Engineering
  • Onderzoek: Mark, G, Gudith, D, & Klocke, U. (2008). The cost of interrupted work. Proceedings of the Twenty-sixth Annual CHI Conference on Human Factors in Computing Systems – CHI ’08.
  • Website: https://gettingthingsdone.com/2011/01/the-6-horizons-of-focus/
  • Boek: Getting Things Done, door David Allen
  • Boek: Een werkweek van 4 uur, door Tim Ferriss
  • Boek: Flow – The Psychology of Optimal Experience, door Mihaly Csikszentmihalyi
  • Boek: Timemanagement volgens Covey, door Stephen R. Covey
  • Boek: Eat that Frog, door Brian Tracy

Sander Touw | StressPro

Sander Touw | StressPro Als Stress Coach weet ik als geen ander wat stress met je kan doen. Het is dan ook mijn doel om mensen te begeleiden naar een gelukkiger, minder gestrest leven. Door middel van deze website en online coaching wil ik je helpen met het verminderen van jouw stressgerelateerde klachten. | GRATIS EBOOK |

Click Here to Leave a Comment Below

Leave a Comment: